É frequente quando as Startups começam registar apenas a Marca com a qual pretendem vir a operar no mercado. Assim, nascem na garagem com um investimento o mais reduzido possível.
Quando se ganha o primeiro projecto ou o primeiro cliente, aí surge a necessidade de emitir facturas. Algo que despoleta todo o processo de criação de empresa e de início de actividade nas finanças e segurança social.
Sendo a principal preocupação a emissão da primeira factura para assegurar o projecto e o cliente, não é rara a situação em que o empreendedor se inscreve num programa de facturação gratuito para emitir a factura pensando que “depois logo se vê”.
Infelizmente, o provisório torna-se em permanente porque há mais tarefas urgentes e prioritárias e este tema não é revisitado, ficando esquecido.
Para responder às necessidades de informação de gestão, o novo empreendedor recorre às ferramentas que conhece: Folha de cálculo. De uma forma mais ou menos detalhada, inicia o processo de registo de receitas e despesas para conseguir fazer o seu planeamento de tesouraria.
À medida que vai desenvolvendo a empresa, a complexidade da folha de cálculo vai aumentando e até pede ajuda a um amigo que cria umas Macros (pequenas automatizções) para lhe dar mais informação com os mesmos dados.
Sem dar conta, investe horas e dias para manter a sua folha de cálculo actualizada e poder ter informação financeira de gestão que lhe permita tomar decisões sobre o futuro da sua empresa.
Neste momento, é frequente surgir uma questão: Será possível perder menos tempo e ter a mesma informação?
Começam as conversas com amigos que têm a sua própria empresa, contabilistas e, em alguns casos, o post no mural de facebook a perguntar qual a melhor solução. Como é de esperar, surgem muitas respostas e muitas soluções. Mas a duvida continua, qual é a melhor solução?
Pela nossa experiência em primeira mão, é algo que depende muito de empresa para empresa e de questões como: Qual é o objecto de negócio? trata-se de serviços ou produtos? precisa de gerir stocks? quer gerir tesouraria? quer acompanhar a reconciliação bancária? quer ter acesso aos documentos quando não está no escritório? quer poder emitir facturas quando não está no escritório? quantos sócios se interessam pela saúde financeira da empresa?
Uma das necessidades mais comuns é conseguir saber quando dinheiro está na conta. Seja num ou mais bancos, queremos saber qual é o nosso saldo agregado. Logo a seguir, queremos ter uma estimativa muito precisa de qual será o saldo no futuro próximo, tendo em conta as despesas que efectuamos e as facturas que emitimos.
Com estes dados já conseguimos ter as informações mais importantes para a gestão de tesouraria. Seguem-se os que nos fazem diferença ao nível de conforto do dia a dia, como: se podemos ter acesso a toda a informação onde quer que estejamos ou se conseguimos emitir uma factura assim que saímos do cliente a partir do telemóvel.
Outro ponto que contribui para o nosso conforto e redução de tempo perdido é a possibilidade de enviar uma factura de um fornecedor para um email e ela ser automaticamente registada como despesa e reflectir-se nas previsões de tesouraria. Independentemente de depois alterar a data de pagamento para a antecipar ou reflectir a negociação de um prolongamento do prazo. O facto de automaticamente termos as previsões ajustadas, poupa bastante trabalho e fornece uma informação muito útil para a tomada de decisão.
Estas preocupações só surgem com o decorrer da actividade da empresa, tal como o mistério da reconciliação bancária que muitos empreendedores só descobrem com a entrega da primeira declaração do IVA, quando a contabilidade faz este processo e começa a pedir uma infindável lista de documentos para suportar os movimentos financeiros. É nesse momento que alguns empreendedores mergulham nos papeis amontoados na secretaria e no dossiê das despesas para encontrar o famigerado recibo qua contabilidade está a pedir.
Com o MagniFInance, conseguimos que esta tarefa fosse sendo feita diariamente com a leitura automática do estrato bancário e a sugestão de associação dos documentos às movimentações. Conseguimos reduzir o tempo perdido em busca dos recibos de forma muito significativa.
Mas, la está, estas preocupações não existem quando temos urgência em emitir a primeira factura. Nesse momento precisamos é de um papel que nos permita fazer um recebimento assim que possível e consumar o arranque do nosso projecto.
Se está nesta situação experimente o MagniFinance e descubra o que é que podemos fazer por si. Inicialmente pode emitir de imediato a sua factura (demora menos de 2 minutos) e mais à frente vai ver o tempo que vai poupar na gestão diária da sua tesouraria.
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