Mas com o primeiro ciclo de IVA, que logo descobrimos que tem 3 meses mas paga-se no quarto, logo o contabilista com todo o seu zelo e dedicação começa a pedir os documentos referentes aos movimentos bancários.

Bem, esta parte é compreensível, já que todas as movimentações de capital têm de ser suportadas por documentos. A dificuldade começa quando nos pede a factura de 49,60€ do dia X.

Quando recebemos o telefonema começamos por ver as facturas de fornecedores e, muitas vezes pensamos, “que raio de valor… não me lembro nada disto.”

Procuramos nos emails de fornecedores e de serviços, procuramos em cima da secretária, nos bolsos dos casacos, das calças e perguntamos a todos quando têm a possibilidade de apresentar despesas se têm a dita factura.

Ao fim de já umas horas investidas na busca e sem grandes alternativas para a encontrar, vamos ver a agenda e deparamo-nos com um almoço com um cliente. Eis que se faz luz.

Com a esperança revigorada reiniciamos a busca que pode terminar em dois destinos possíveis: Encontramos a factura ou lá vamos contactar o restaurante para perguntar se conseguem uma segunda via.

Claro que há sempre a possibilidade de relegar a factura para as despesas confidenciais e assumir os custos fiscais inerentes.

Desde que temos o Magnifinance que deixamos de ter esta preocupação. Sempre que há um movimento bancário ele entra directamente para a nossa página de entrada o que nos recorda da importancia de a associar a um documento. Com a despesa tão fresca em mente é facil encontrar a factura envia-la para o Magnifinance e associar à despesa. Com esta pequena tarefa as horas de busca da factura perdida passaram a 3 cliques.

O ideal será quando o nosso contabilista deixar de ligar e, ele próprio com acesso dedicado, faça a consulta e encontre com extrema facilidade a associação entre a transação e o documento. Temos consciência que a mudança de hábitos é lenta e ficamos muito contentes com o entusiasmo dos contabilistas com quem já falamos e aderiram ao Magnifinance para, eles próprios não perderem tanto tempo com esta tarefa.