O que é eSPap e faturação EDI ?
A comunicação de faturas EDI (electronic data interchange) é um processo que tem o intuito de trazer maior agilidade e fiabilidade às transações comerciais através da padronização dos fluxos de comunicação. Cada vez que um pedido é enviado, ele deve seguir um padrão determinado por cada entidade/empresa, o que reduz a necessidade de interação humana e torna o processo mais rápido, seguro e mais fácil de acompanhar.
A partir de 2023, a comunicação de faturas EDI passa a ser obrigatória para entidades públicas, o que consequentemente também impacta as empresas fornecedoras das mesmas. Neste contexto, a eSPap, entidade do governo responsável por desenvolver as regras de faturação EDI em Portugal desenvolveu o seu broker gratuito denominado solução FE-AP, para intermediar as comunicações entre as entidades públicas e privadas, e que passou a ser obrigatório para uma parte das entidades públicas existentes. Veja aqui a lista completa de entidades que utilizam o broker FE-AP da eSPap.
Algumas entidades públicas, no entanto, têm a liberdade de escolher outros brokers para a comunicação EDI, e caso a entidade pública à qual pretende faturar não esteja registada como fornecedor na eSPap, terá de utilizar um broker privado. Nesse sentido, deverá confirmar qual o broker utilizado, e comunicar-nos para que seja realizada a integração. Temos atualmente disponível uma integração com o operador Saphety. Neste caso, deverá contratar os serviços do operador com custos de envio por cada documento enviado.
Como ativar uma conta na eSPap?
Para iniciar o envio de documentos para a eSPap será preciso, primeiro ter um registo da sua empresa na entidade. Deve iniciar por preencher um formulário de adesão como fornecedor.
Caso existam dúvidas sobre a implementação, pode aceder ao Manual de adesão de fornecedores eSPap ou entrar em contato com o nosso atendimento ao cliente.
Após preencher esse formulário, deverá receber um identificador (ID) de projeto que deverá ser utilizado para preencher um formulário denominado questionário técnico.
Veja na figura abaixo os campos que precisam de alguma atenção e explicação logo a seguir:
2.1. Identificador do questionário que recebe por e-mail, quando fez o registo como fornecedor.
2.2. Escolha a opção WebServices, que é o método que a MagniFinance utiliza para comunicar com a eSPap.
2.3. Deve indicar o endereço de e-mail da sua empresa onde vai receber as credenciais que dão acesso à comunicação dos documentos.
2.3. Deve indicar o endereço de e-mail da sua empresa onde vai receber as credenciais que dão acesso à comunicação dos documentos.
2.4. Deve indicar, nos dois campos, o endereço de e-mail da sua empresa onde vai receber as credenciais que vai configurar na sua conta MagniFinance.
Como ativar a funcionalidade eSPap na MagniFinance
Após receber o email com as credenciais da eSPap, deverá ir ao menu Config e ativar a integração. Configuração » Detalhes
Preencha o email com o mesmo email que configurou na eSPap e com as credenciais de acesso recebidas por email. Assim que esta configuração estiver concluída, a MagniFinance irá comunicar em ambiente de testes alguns documentos para a sua conta de testes da eSPap para que a equipa técnica deles possa confirmar que está tudo a funcionar corretamente. Essa equipa deve entrar em contacto por email para sejam executados os procedimentos finais de onboarding e assinatura do acordo EDI.
Como passar para produção a comunicação EDI a entidades pretendidas?
Ao receber o email da eSPap com a confirmação de que os testes foram realizados com sucesso, deve reencaminhar para info@magnifinance.com a solicitar a passagem para produção, assim como deve informar para quais entidades pretende que sejam enviados documentos automaticamente via broker da eSPap após o fecho do documento. Caso queira adicionar novas entidades, basta enviar novamente email com os dados das entidades para que a lista de entidades públicas relacionadas a sua empresa seja atualizada.Como comunicar documentos pela eSPap?
Quando a comunicação a um broker estiver ativa e configurada com as suas entidades públicas, todas as faturas, notas de créditos em estado de fechadas serão comunicadas automaticamente no momento do fecho.
Como consultar o estado de envio e receção dos documentos comunicados a eSPap?
Poderá consultar os estados de comunicação no ecrã de Comunicação EDI. Neste ecã, tem acesso ao estado da comunicação e histórico de mensagens de cada documento. Pode inclusive combinar filtros para encontrar o documento pretendido.
1. Link no menu principal Comunicação EDI tem acesso ao ecrã;
2. Filtros que permitem filtrar documentos por estado, data de comunicação, data de atualização, etc;
3. Pode consultar o estado do documento e, em caso de mensagem do recetor, saber o que deve ser feito.
Em caso de dúvidas pode também entrar em contacto com o nosso atendimento ao cliente através do chat online no site, email ou mesmo por telefone.
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