Perguntamos à nossa equipa quais as funcionalidades que mais gostavam e que acreditavam que teriam um impacto positivo no dia-a-dia de todos os que já usam o Magnifinance como a sua aplicação de gestão de tesouraria e facturação.
1- Sincroniza com contas bancárias da empresa
No desenvolvimento do Magnifinance falamos com muitas empresas, desde já maduras até startups para poder aferir o funcionamento da empresa e os fluxos de informação. Durante este contacto em primeira mão, apercebemo-nos de muitas necessidades, umas que também sentimos e outras que, pela especificidade da nossa empresa, não se faziam sentir.
Uma das realidades que deparamos foi o tempo que uma empresa demorava para conseguir obter uma listagem integrada dos últimos movimentos financeiros que tinham ocorrido nas contas bancárias.
O Procedimento que encontramos era:
- Aceder ao site do banco
- Introduzir o login
- aceder aos últimos movimentos
- Copiar para uma folha de cálculo
- Sair
Esta sequência era repetida tantas vezes quantas contas bancárias a empresa tivesse. Depois de todos os dados recolhidos, iniciava-se o trabalho manual de organizar cronologicamente todas as operações e calcular o saldo integrado da empresa.
Para solucionar esta tarefa que consumia tanto tempo desenvolvemos a integração directa com os bancos que permite, ao fazer o login no Magnifinance, ter acesso a toda esta informação de forma agrupada e pesquisável.
Para nós, o possibilitar o acesso a diferentes bancos com total segurança foi um desafio muito interessante que temos a certeza alterou as rotinas de algumas empresas que já usam diariamente o Magnifinance.
2- Reconhece automáticamente despesas
Uma das tarefas que mais detestávamos fazer era inserir as despesas na folha de cálculo para ter a certeza que o contabilista não se esquecia de nenhuma e que o nosso director financeiro nos devolvia o dinheiro.
Demos por nós a perder horas a fio, não apenas com a introdução das despesas mas também com a busca dos papeis que suportam as despesas. Como entre a despesa e o registo passavam por vezes algumas semanas os “papeis” dos taxis ficavam cada vez mais difíceis de encontrar.
Pensamos em diferentes formas de ultrapassar esta barreira e descobrimos que conseguimos que uma fotografia tirada com o telemóvel se transformasse num registo de uma despesa, em que os dados de: Data, Empresa, NIF e total fossem rapidamente reconhecidos e adicionados à plataforma de gestão financeira da empresa.
O processo tornou-se de tal forma fluido que o nosso director financeiro nos perguntou se conseguimos fazer o mesmo para as facturas que ele recebia em PDF por email. Foi o passo seguinte.
Hoje, seja por email em PDF ou seja com uma fotografia tirada com o telemóvel, o Magnifinance reconhece as facturas e preenche automaticamente os dados que passam a fazer parte das previsões financeiras da empresa.
3- Reconciliação bancária com um click
Alguns de nós não conheciam o termo “reconciliação bancária” quando começamos com a nossa Startup. Mas, com o fim do primeiro ciclo do IVA rapidamente o nosso contabilista nos apresentou a tarefa infindável de associar cada movimento bancário a um documento que suporte a transacção.
Dito assim parece fácil mas, ter de um lado a lista das despesas todas e do outro o estrato bancário e ainda um molho de folhas de papel e fazer com que estes 3 fiquem alinhados na perfeição é um trabalho moroso que requer muita atenção, paciência e persistência.
- Tudo começa com a pilha das facturas;
- Desta Pilha fazemos uma lista com Data, Empresa, Valor
- Depois tentamos descobrir qual é o movimento bancário que lhe está associado.
Agora, e para complicar um bocadinho mais o processo, vamos ter em mente que há pagamentos parciais que não se assemelham em nada aos valores das facturas que temos.
O resultado era horas e horas a tentar que tudo encaixasse na perfeição.
Ao desenvolver o Magnifinance este foi um dos pontos que fizemos questão de simplificar.
Agora, caso o movimento bancário tenha um valor idêntico a uma factura (de cliente ou fornecedor) que ainda não foi paga, é sugerido automaticamente a associação destes dois pontos. Caso não, podemos manualmente associar o movimento bancário a um documento efectuando um pagamento parcial.
Ao fazer isto regularmente, à medida que os movimentos vão sendo feitos e tirando partido das ferramentas avançadas de pesquisa de documentos, chegamos ao final do mês com esta tarefa muito avançada com um esforço mínimo.
Esta funcionalidade, mudou mesmo o nosso dia-a-dia.
4- Previsão em tempo real de tesouraria
Em varias das empresas que visitamos e com quem tivemos o prazer de conversar e explorar as dinâmicas de fluxos internos, havia uma tarefa que diariamente ocupava bastante tempo. O tentar calcular o mais preciso possível como iria ser a tesouraria a curto e médio prazo.
Esta tarefa implicava incluir todas as despesas e facturas numa folha de cálculo, ter em conta as datas de vencimento das facturas e as datas mais realistas para o pagamento das mesmas por parte de clientes e também dos pagamentos a fornecedores. Incluir o factor das despesas mensais recorrentes que conseguimos prever. Juntar tudo isto com os saldos que temos nas diferentes contas bancárias para podermos ter uma ideia mais realista do que esperar da nossa tesouraria.
Esta tarefa, crucial para a gestão de uma pequena empresa, era algo muito moroso e que ocupava um recurso várias horas por semana.
Decidimos simplificar esta tarefa. Como já temos no Magnifinance os dados das facturas de clientes e de fornecedores, podemos indicar na data de vencimento a data de pagamento mais provavel.
A este dado de datas mais realistas para pagamentos e recebimentos podemos ainda associar os pagamentos recorrentes, como a renda, conta de Internet, Electricidade, Água, etc. que embora tenham variações rondam sempre um valor médio.
Assim os nosso gráficos de previsão de tesouraria ficam bastante mais realistas.
Com a utilização desta funcionalidade por parte das empresas descobrimos que têm duas grandes vantagens quando lidamos com Bancos: Se no nosso mapa de previsão de tesouraria nos revela que vamos precisar de um reforço de liquidez, podemos de imediato falar com o banco e negociar uma linha de financiamento enquanto as contas da empresa ainda estão boas. Todo o processo fica bastante mais simplificado e fácil de obter aprovação.
O mesmo se passa do outro lado do espectro. Se verificamos que vamos ter uma folga de tesouraria podemos negociar com os bancos aplicações financeiras de curto prazo ou com fornecedores vantagens financeiras por pagamentos antecipados. De uma forma ou de outra conseguimos uma vantagem financeira clara para a empresa.
Esta funcionalidade e a fiabilidade das previsões que conseguimos obter alterou a nossa relação com o banco, com clientes e com forncedores.
5 - Partilha de informação financeira em tempo real com a administração
Não é rara a situação em que uma empresa tem mais que um sócio. Mais comum ainda é o facto de todos os sócios quererem saber como estão as finanças da empresa, quanto dinheiro está no banco, se haverá ou não tesouraria para pagar os salarios e outras obrigações da empresa, etc.
Resumindo, os sócios querem sempre saber onde anda o seu dinheiro e como é que este está a ser gasto e ganho.
No nosso caso, somos 5 sócios e todos muito interessados nas finanças da empresa. Quem tinha a direcção financeira rapidamente concluiu que não podia estar permanentemente a dar informações aos outros por email ou a responder a telefonemas a perguntar por uma e outra informação. Já para não falar no que tinha de andar a trás dos outros 4 para que entregassem todas as despesas em tempo útil para actualizar os centros de custos.
Abordamos esta situação com o Magnifinance que permite a todos os sócios ter acesso em tempo real à mesma informação e submeter as despesas directamente aliviando o director financeiro que passou a ter toda a documentação no Magnifinance e, como todos os Sócios têm um acesso total a toda a informação financeira, deixou de estar permanentemente a responder a todos de como estava a correr.
Estas são as 5 funcionalidades que a nossa equipa consideram que mais mudaram a vida das empresas. E a si, qual foi a que mais alterou as suas rotinas?