Por vezes, não nos apercebemos da importância da data a que emitimos uma fatura. Este post aborda a importância da Gestão Financeira e da previsão de tesouraria e passos que devem ser tidos em consideração para evitar instabilidade à sua empresa.

Porque é que uma boa gestão financeira é importante para a sua empresa?

A boa gestão financeira visa maximizar os resultados de uma empresa ao planear, organizar, monitorizar e controlar os fluxos de dinheiro da empresa. É, portanto, uma ferramenta que, permite ao empresário optimizar a utilização e o fluxo do caixa da empresa.

Quando um erro pode ser fatal

Para que perceba bem qual a verdadeira importância da gestão financeira, talvez seja mais fácil explicar-lhe por via de um cenário:

Suponha que a sua empresa conta com €2.000 de caixa e, após um longo processo de vendas, consegue bater os seus concorrentes e finalmente fechar uma grande encomenda na ordem dos €50.000 com 23% de IVA que o seu cliente irá pagar a 60 dias. O senso comum diz-nos que quanto mais cedo faturamos, mais cedo o dinheiro entra na conta e nessa lógica emite a fatura no dia 30 de Setembro. Até aqui, pode não ter percebido mas o senso comum não foi seu amigo.

Onde está o perigo?

O problema é que ao faturar €50.000 no dia 30 de setembro, ou seja, o último dia do trimestre, o valor do IVA dessa fatura deve ser devolvido ao Estado apenas 47 dias depois, no nosso exemplo, teria até 15 de Novembro para devolver €11.500 ao Estado.

Caso o seu cliente se atrase no pagamento por qualquer motivo, com um valor em caixa de €2.000 e uma dívida de €11.500 depara-se com uma falha de tesouraria que terá de ser colmatada de alguma forma para não entrar em incomprimento com o Estado.  Para superar esta falha de tesouraria poderá fazer um aumento de capital,  recorrer ao crédito bancário ou falar com algum cliente que tenha valores a pagar para antecipar esse pagamento e sanar a dívida com a Autoridade Tributária. Um atraso ou não pagamento do IVA, pode levar ao início de um processo de execução fiscal que pode acarretar em grandes multas previstas no artigo nº 144, confiscos de contas bancárias, materiais de escritório ou até mesmo o fecho da empresa.

Como evitar o problema?

A empresa poderia ter evitado este problema, caso a factura tivesse sido lançada um dia depois, 1 de Outubro, pois a mesma já iria pertencer ao 4º trimestre e a empresa teria até ao dia 15 de Fevereiro para devolver o IVA ao Estado ou seja 138 dias.

Caso consiga detetar a situação ainda dentro do mesmo trimestre tem uma outra possível solução para remediar o problema: pode falar com o seu cliente e pedir para anular o valor faturado com uma nota de crédito e posteriormente lançar uma nova fatura já no mês de outubro.

Neste caso, tentámos ilustrar através de uma história hipotética e simples (mas que poderia ser real) a importância do planeamento e previsão da tesouraria da empresa, no entanto, na vida real os fluxos de caixa são tipicamente mais complexos.

A importância da gestão financeira e da previsão de tesouraria

Como gestores, o senso comum leva-nos a acreditar que enquanto estivermos a faturar, todos os outros problemas podem ser resolvidos. O senso comum diz-nos que as vendas devem ser o nosso foco e que o contabilista é que se deve preocupar com a gestão financeira .

É indesmentível que uma empresa não pode sobreviver sem faturar, no entanto e tal como ilustrámos, o senso comum nem sempre é bom conselheiro e uma boa gestão financeira com uma previsão clara de tesouraria pode fazer a diferença entre a sua empresa ser competitiva e de repente se tornar inviável.

Acreditamos que manter uma previsão precisa de fluxo de caixa deve ser uma preocupação prioritária de um bom gestor e para que isso aconteça de forma eficiente é preciso ter toda a informação de quem pagou, ou seja, as suas entradas de dinheiro sempre atualizadas e disponíveis. Por isso é que a subscrição MagniFinance inclui, sem custo adicional, um sistema de sugestões de inteligentes de Reconciliação Bancária para que o gestor saiba sempre que faturas foram pagas e quais estão em atraso.

Veja o nosso post sobre a importância de se fazer reconciliação bancária.

Não se esqueça de controlar as suas despesas.

Outra questão fundamental para uma previsão de tesouraria é manter um planeamento de despesas atualizado, a MagniFinance facilita o trabalho da gestão de despesas da empresa no dia-a-dia. Esta tarefa é alavancada por ferramentas como o reconhecimento automático de despesas por foto e a criação de despesas recorrentes.

Esses mecanismos de atualização ajudam-o, enquanto gestor, a manter uma previsibilidade no dinheiro que irá entrar e sair da empresa, contribuindo para mais eficácia na gestão financeira e uma vida empresarial (e inevitavelmente pessoal) mais estável e tranquila.

Veja também alguns indicadores financeiros, para ajudar-lhe no controle de despesas e lucros,

Para além, de desenvolver diversas funcionalidades para plataforma a pensar em si, a MagniFinance se preocupa verdadeiramente com o seu sucesso e a evolução do seu negócio, por isso,  sugerimos que subscreva a nossa newsletter para receber conteúdos ricos criados para ajudar os gestores financeiros a terem mais sucesso na sua empresa. Até breve!