Nesta fase do ano muito se ouve falar do Portugal 2020, da possibilidade de recorrer a incentivos e de como estes incentivos podem ajudar as empresas a superar as dificuldades de crescimento ou de desenvolvimento.
Focando apenas nas empresas de serviços, uma das áreas que terá mais apoio, será a de competitividade e internacionalização.
Caso venham a manter os prazos idênticos ao programa anterior haverá sempre um hiato de tempo entre as despesas e o recebimento do apoio. A empresa deverá assim precaver-se em termos de tesouraria. O mesmo se passa entre a apresentação da candidatura e o primeiro recebimento, quer se trate de adiantamento ou reembolso, a entrada de verbas não é imediata e a empresa não pode depender destas entradas para sobreviver.
Para ajudar o empreendedor, podemos contar com o MagniFinance que nos permite efectuar previsões de tesouraria com base nas despesas e receitas recorrentes, bem como com a possibilidade de trabalhar com as datas de recebimento na factura, ou com as datas prováveis de recebimento inseridas manualmente. Assim, conseguimos ter uma previsão mais realista da saúde financeira no futuro próximo da empresa.
Com esta previsão podemos garantir que tudo correrá bem para que se possa proceder ao projecto de investimento, quem sabe até mesmo antes de receber o apoio.
Outro desafio que se apresenta surge no decorrer da implementação do projecto de incentivos onde o empreendedor tem de manter um registo muito real e preciso de todas as despesas e todos os movimentos financeiros referentes ao apoio. Para tal, é crucial a utilização de centros de custos que permitam analisar o projecto de forma independente e agrupada.
Com a possibilidade de nos centros de custos termos as despesas associadas ao documento que as originou, conseguimos poupar muitas horas de preparação dos pedidos de reembolso, já que temos acesso quase imediato a todos os documentos, sem ter de andar a procurar no meio de dossiers infindáveis.
Imagine o que é ter de juntar facturas em línguas que não conhecemos e que já nos esquecemos do que se reportam? é um desafio acrescido. Com a possibilidade de fotografar a factura e de a enviar para o MagniFinance contamos com a leitura automática e preenchimento de dados de fornecedor e do total da factura que podemos complementar com o campo Descrição, onde pode associar de forma simples as informações complementares que permitirão no futuro encontrar e relacionar correctamente à factura com movimento financeiro a que se reporta. Esta associação é já feita na reconciliação bancária apoiada, mas no caso dos incentivos há a necessidade de fornecer também os extractos bancários, pelo que a reconciliação já efectuada no MagniFinance simplifica o processo de associação para o preenchimento dos formulários.
O que nos trás a outra funcionalidade muito útil do MagniFinance, a possibilidade de pesquisar uma despesa e encontrar de imediato o documento de suporte. Assim, os pedidos de amostragem que tipicamente seguem os pedidos de reembolso são muito mais rápidos de responder e com muito menos custo de horas de pesquisa de documentos ou de despesas.
Infelizmente, ainda não é possível fazer todo o processo em suporte digital, o que implica múltiplas impressões e a utilização de muito papel, mas o facto é que ter uma cópia digital com meta-dados que permitem a indexação e a pesquisa de forma simples e intuitiva simplifica muito a vida não apenas do empreendedor como do contabilista e do gestor de projecto.
Em breve haverá novidades no que respeita aos apoios e às regras para as candidaturas pelo que podemos já começar a preparar a empresa para voos mais altos.
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