Em tempos de coronavírus, o governo português decidiu, segundo as recomendações da Organização Mundial de Saúde e das autoridades de saúde, implementar medidas de distanciamento social com o intuito de conter a propagação da pandemia. Estas medidas, que constam no Decreto n.º 2-A/2020, de 20 de março, implicam o encerramento de muitas empresas, estabelecimentos comerciais e de serviços.
Deste modo, as entidades passaram a definir que os colaboradores trabalhem a partir de casa para controlar a transmissão do vírus covid-19 e seguir as devidas recomendações.
Em face do caos causado pelo coronavírus a nível mundial, os gestores precisam ajustar os seus processos para preservar a empresa e minimizar o impacto económico.
Sabemos que este não é um desafio fácil, portanto vamos ajudá-lo com um guião rápido para adaptar o seu negócio ao home office.
Coronavírus x Home Office:
O home office já faz parte da rotina de muitos trabalhadores, mas é também a solução das empresas para dar continuidade ao trabalho em meio à crise do coronavírus, que contabiliza mais de 7.443 casos confirmados e 160 óbitos, segundo o relatório de situação epidemiológica covid-19 em Portugal da DGS com dados publicados a 8 de Abril de 2020.
Gráfico com a evolução de casos confirmados em Portugal:
Se for possível, as empresas devem providenciar as máquinas aos colaboradores, configurar o acesso remoto e estruturar os processos de trabalho para continuar a operar remotamente.
Mas não são apenas estas as medidas que devem ser tomadas. É um grande desafio manter a produtividade da empresa sem ter feito nenhum planeamento, por isso sugerimos que siga os 5 passos a seguir para otimizar o trabalho em home office:
1- Estabeleça metas
Criar um plano de ação para cada departamento é essencial para manter os colaboradores concentrados e ocupados. Trabalhar a partir de casa é uma tarefa que exige um maior maior foco e concentração. Para muitos trabalhadores é tentador estender o horário do almoço para lavar a loiça, fazer uma sesta a tarde, dar um saltinho ao supermercado que está com os horários reduzidos, portanto se você gestor, não quer prejudicar a sua empresa com possíveis pausas na carga horária de trabalho, é preciso criar um plano de ação para cada um da sua equipa.
• Faça um levantamento das necessidades;
• Dê enfase nas prioridades;
• Defina prazos para entrega;
• Acompanhe o processo.
2- Implemente melhorias
Nesta altura, o trabalho em geral está mais calmo. As empresas estão a produzir menos, de um modo geral há menos trabalho quotidiano, é a hora ideal para parar e pensar em processos que possam trazer melhorias para a empresa.
• Crie ou analise os fluxogramas de cada processo da empresa;
• Reflita sobre os processos de cada função;
• Peça aos colaboradores para sugerirem ideias de melhorias;
• Faça um benchmarking sobre otimização de processos e veja o que mais se adapta a realidade da sua empresa; • Reveja ou elabore um plano de carreira para cada colaborador.
3- Faça reuniões online
A motivação durante o caos causado pelo covid-19 é um ponto que não deve ser ignorado. Além de criar reuniões fixas para dialogar sobre as tarefas, verificar a execução das demandas e exigir a entrega, é importante definir um horário para descontração e estímulo, ao menos uma vez por semana.
• Defina um calendário para reuniões de descontração, falem sobre temas que não condizem com o trabalho: como está sendo o dia, o que fizeram ao fim de semana, etc.;
• Leia este artigo no nosso blog sobre aumentar a eficiência da sua empresa com reuniões online;
• Seja líder ao invés de chefe. Tome interesse pela rotina dos seus colaboradores. Lembre-se: o líder não tem funcionários, mas sim uma equipa.
4- Padronize as ferramentas
Esqueça as conversas pelo whatsapp ou vídeochamadas pelo FaceTime.
O cenário coronavírus não tem data definida para acabar, portanto é indispensável o uso de ferramentas de trabalho específicas para cada tarefa. Criamos uma pequena lista com as nossas apps preferidas para cada finalidade.
• Chat: Teams, Slack, WeChat, Zoom, JoinMe;
• Videochamada: Teams, Zoom, Skype;
• Planeamento: Asana, Microsoft Planner, Trello;
• Armazenamento: OneDrive, Google Drive, Dropbox, iCloud Drive.
5- Dê formação aos seus colaboradores
Não é nenhuma novidade que conhecimento é poder. Aproveite este período em que há menos procura e aposte na formação dos seus funcionários. Conte a história da sua empresa, explique como chegou até aqui e aonde pretende chegar, invista em fazer com que os seus funcionários se apaixonem ainda mais pela empresa em que trabalham.
• Agende webinars e workshops online;
• Faça apresentações institucionais;
• Crie formações online internas com os próprios colaboradores. O marketing por exemplo pode ensinar técnicas para valorizar um produto no mercado, enquanto o comercial pode ensinar skills de vendas, etc.