Como configurar a Assinatura Digital Qualificada Safe?
O que é a Assinatura digital qualificada SAFE?
A partir do dia 1 de janeiro de 2027 passa a ser obrigatória em Portugal a utilização de Assinaturas de Faturas Eletrónicas para todas as empresas e empresários que optem por enviar documentos fiscalmente relevantes em formato digital, ou seja, via email em formato PDF. Esse novo requisito foi exigido pela Autoridade Tributária e deve ser utilizado por todas as empresas que pretendem continuar a faturar por meio digital.
Neste contexto, o governo através dos seus serviços já existentes de autenticação criou o serviço de assinaturas digitais SAFE que é um serviço gratuito que permite que “administrador, gerente, diretor ou procurador de uma empresa possa assinar faturas eletrónicas em softwares de faturação integrados com o SAFE.”
Para que serve uma assinatura digital qualificada?
A assinatura digital permite confirmar que, por exemplo, uma fatura em PDF não foi alterada após a sua emissão. Isto que torna as relações comerciais mais seguras, pois garante a autenticidade das faturas eletrónicas e que o documento não foi alterado após o seu fecho.
A MagniFinance sempre assinou os documentos com a sua própria assinatura o que já garantia a possibilidade de verificar se o documento não havia sofrido alterações após ser fechado pela MagniFinance, no entanto, com o uso da SAFE os documentos em PDF passam a ter a assinatura do responsável da empresa, o que garante maior fiabilidade de que a fatura foi realmente emitida com consentimento da empresa.
Como configurar a sua assinatura digital SAFE na MagniFinance?
Todas as empresas que ainda não têm configurada uma assinatura digital qualificada, ficarão automaticamente bloqueadas de emitir documentos até que seja realizada a devida configuração. Enquanto a empresa não fizer essa configuração, os utilizadores serão notificados de que precisam configurar a Assinatura Digital Qualificada.
Após a nova funcionalidade estar disponível, para configurar a assinatura deverá:
1. Ir ao menu ‘Config’ e clicar na opção ‘ASSINATURA’;
2. Caso tenha mais do que uma empresa associada à sua conta MagniFinance, confirme que tem a empresa correta selecionada. Para mudar, clique no nome da empresa no campo de identificação e selecione a empresa pretendida.
3. No novo ecrã, poderá consultar o estado da ligação da empresa ativa à SAFE. Caso ainda não tenha uma conta SAFE ligada, selecione a opção para criar uma conta com assinatura digital qualificada, necessária para assinar os documentos PDF da sua empresa. Siga as instruções apresentadas para concluir o processo de criação e ligação da conta à SAFE.;
4. Neste ecrã, consulte a informação sobre a Assinatura Digital Qualificada e selecione o compromisso que ficará associado às assinaturas das faturas. Após ler e compreender as condições apresentadas, assinale a caixa de confirmação e clique em Ligar conta SAFE para iniciar o processo de autenticação e ativação da assinatura digital.
Assim será redirecionado para o portal Autenticação.gov para que seja criada a sua conta SAFE. Para criar a conta deve seguir os passos abaixo:
No portal Autenticação.gov o primeiro passo deve ser escolher as opções “chave móvel digital” e “telemóvel” e botão “Continuar”.
Confirme que os dados preenchidos estão corretos e clique em autorizar.
Deve preencher o número do seu telemóvel e PIN que é enviado via SMS para finalizar a autenticação. Preencha o código de segurança e clique em “ Autenticar”.
Ao confirmar será redirecionado para a MagniFinance e deverá aguardar cerca de 20 segundos até que a sua conta seja finalizada pela SAFE e a sua assinatura fique ativa.
Em caso de sucesso, irá obter um feedback de sucesso e poderá ter a confirmação de que sua assinatura está ativa.
Na próxima vez que emitir um documento na MagniFinance poderá confirmar que os PDFs passam a ser assinados com assinatura configurada na SAFE. Pode consultar a assinatura ao abrir o PDF num leitor de PDFs como, por exemplo, o Adobe Reader.
A sua assinatura digital tem validade de 45 dias, após esse período a sua assinatura ficará expirada e será notificado na plataforma de que precisa renovar. Para renovar será preciso voltar ao ecrã e clicar em ‘Renovar conta safe’, e a seguir confirmar com um código SMS que pretende renovar a assinatura.
Em caso de dúvidas pode sempre entrar em contato com o nosso suporte ao cliente através de chat online, email ou telefone.
Caso não tenha configurada a assinatura digital qualificada ficará automaticamente bloqueado de emitir documentos e os utilizadores serão notificados até que este processo seja finalizado, visto que é um requisito legal.